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ARGOMENTO: [tutorial] - convention nazionale: cosa serve?

[tutorial] - convention nazionale: cosa serve? 14 Anni 9 Mesi fa #131500

  • Geppo
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...ma ciao!
in seguito ad una richiesta fatta su un topic riguardante la convention nazionale, credo sia l'ora di far circolare le informazioni riguardanti la convention nazionale dei giocolieri.

Innanzitutto un po' di storia.

La convention nazionale nasce in quel di San Giovnni in Persiceto (BO) una decina di anni fa. In occasione di quelle prime convention è venuto a formarsi un comitato organizzatore costituito poi in associazione sotto il nome di AIG (associazione italiana dei giocolieri).
Da quel momento in poi, l'AIG si è fatta carico di organizzare l'annuale convention nazionale di giocoleria.
Tralasciando tutto quello che c'e' nel mezzo cioè delle bellissime convention e delle gran incornate su questioni di organizzazione trasparenza e quant'altro, arriviamo ai giorni nostri.
L'anno scorso per la prima volta (da quando è nata la ocnvention nazionale) la convention nazionale non c'e' stata.
C'era un gruppo organizzatore, c'era un ipotetico posto ma...alal fine non sono arrivati i finanziamenti e quindi niente convention.
Detto questo qualcuno di voi penserà ...quanto ci vorrà  per uan convention?!?!
Beh vi do delle cifre molto approssimative per farvi un idea:

Noleggio tendone da circo: 7000 euro
Service audio luci: 2000 euro
Manifesti pubblicitari (locandine e poster): 2000 euro
Pass: 1000 euro
Noleggio bagni chimici: 400 euro
Assicurazione: 1000 euro
Costi bancari: 200 euro
Siae: 200 euro
Magliette: 2000 euro
Ospiti: eh..li dipende da chi si ospita..ipotizzo un 2000 euro
Gestione artistica: eh...chi se ne farà  carico avrà  un bello sbattimento e quindi va bene il volontariato ma forse è il caso di dargli qualcosa e quindi ci attacchiamo un altro 1000 euro.

Proviamo a fare un totale: 19000 euro circa

quindi ci sono 20000 euro circa di spese.
E da qui ho lasciato fuori la cancelleria, eventuali spese di spedizione della pubblicità , luce acqua e quant'altro.

Di questi soldi, una parte rientrerà  tramite le iscrizioni e preiscrizioni e le magliette.
Tutto il resto è a fondo perso.

L'idea sarebbe che in un evento del genere bisogna andare in attivo, e i soldi che si guadagnano restano sul tavolo per organizzare la convention dell'anno successivo.
Sfortunatamente fino ad adesso a quanto ho capito si ripartiva sempre da zero perchè a stento si arrivava a coprire i costi.
Questo per quanto riguard al'aspetto economico.
Passiamo alla Location.
La location ottimale dovrebe avere uno spazio aperto abbastanz aampio dove giocolare, una zona, meglio se ombreggiata, dove campeggiare (sia tende che camper)
Una palestra attrezzata nelle vicinanze, dei bagni e docce in muratura a disposizione e che dire...credo nient'altro, il resto è tutto un di piu'.


Ipotizziamo che voi abbiate visto un posto e già  vi siate fatti il viaggio mentale di farci una convention..come fare?Innanzitutto un prerequisito indispensabile è che ci sia un gruppo di giocolieri o cmq persone del luogo che si interessino dell'organizzazione dell'evento da vicino, poi....
fino all'anno scorso la prassi avrebbe dovuto essere contattare l'AIG far vedere loro il posto e metterli in contatto con l'amministrazione comunale. Da li si sarebbero arrangiati loro ad interfacciarsi con la burocrazia in quanto essendo un associazione con una storia di organizzazione alle spalle avrebbe piu' credito di fronte alle istituzioni.
Tuttavia dall'anno scorso l'AIG se non fai parte della cerchia stretta dei giocolieri, è difficile se non impossibile da contattare e questo crea il caos perchè non si capisce se sta organizzando qualcosa ma aspetta l'ultimo momento per comunicarlo o se l'AIG non esiste piu' ma non ne è stata data comunicazione ufficiale.
Ipotizziamo quindi di voler fare tutto autonomamente con una prpria associazione già  esistente.
Innanzitutto trovare il responsabile di quell'area per capire se è un area pubblica o privata. dopodichè si passa alla burocrazia.
L'idea sarebbe quella di contattare il comune (tramite gli assessori giusti) per capire se la cosa secondo loro è fattibile.
E già  li cominciare a dare un idea di budget...facendo capire che servono i soldi da anticipare e che poi una parte verrà  rimborsata.
Dal comune poi potrete chiedere alla provincia e alla regione se ci sono fondi a disposizione per un evento del genere.

Se tutti questi passaggi sono andati a buon fine siete a cavallo.
Solitamente gli intoppi ci sono in questa fase e cioè NON CI SONO I SOLDI PER FINANZIARE L'EVENTO.
Per assurdo si potrebbe anche organizzarlo al risparmio e guadagnarci dei bei soldi, ma s enon si hanno i soldi da anticipare non si va da nessuna parte, anche perchè di garanzie non ce ne sono...se la gente decide di non partecipare, si va in rosso e via andare. Per questo solitamente ci si rivolge alle pubbliche amministrazioni che hanno di solito dei fondi da stanziare proprio per l'organizzazione di eventi nel proprio territorio.
Dicevamo...se i soldi arrivano non resta altro che creare una grafica fare locandine, il sito, pubblicizzare l'evento e aspettare che la gente si iscriva.
ovviamente considerando le spese indicate prima.
Avete i soldi quindi avete il tendone, i bagni, chi si cura della parte artistica, i pass ecc...beh a sto punto direi che ognuno poi puo' organizzarsi la convention come meglio crede.

Questo è un breve riassunto e molto approssimativo di quello che serve.
Se avete domande fate pure.
A me piacerebbe che anche l'AIG dicesse la sua in questo topic in modo da far circolare il piu' possibile le informazioni.
Personalmente non ho nessuna esperienza a livello di organizzazione semplicemente negli ultimi anni mi sono interessato alla faccenda e ho raccolto un po' di informazioni...tutti lo possono fare...basta volerlo!
:wink:
...ma ciao!
Geppo!
P.S. Bad!! Tu e le tue cacchio di regole sulla firma!
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[tutorial] - convention nazionale: cosa serve? 14 Anni 9 Mesi fa #131520

  • Leon
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Beeeeeeella pe tutti....

Basta ho la soluzione, mettiamo un paio d'euri per uno e facciamo una mega colletta su tutto il sito.

Sono un genio ve?


Cmq cazzate apparte io la vedo parecchio dura da organizzare sia per i soldi ma anke a trovare il posto dove farla......bah.


Leon
"Un comune sbaglio che la gente commette quando cerca di progettare materiali a prova di teste di razzo è sottovalutare l'ingegnosità delle teste di cazzo..."
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[tutorial] - convention nazionale: cosa serve? 14 Anni 9 Mesi fa #131524

  • lagatta
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pesante.... :o

si dovrebbe fare solo quello nella vita, organizzare grandi eventi... :)

no perchè visto lo sbattimento che mi sono fatta per il JJ, immagino la nazionale O____o


puoi quantificarmi le dimensioni delle location?

voglio dire, non sono mai stata a un'italiana, non sarà  come un'europea, ma neanche come la romana, no?

quante persone -indicativamente- sono previste? quante tende?

quindi quanti bagni? quante docce?


ma se cercassimo di organizzarla a fossato? :roll:


miaoo
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[tutorial] - convention nazionale: cosa serve? 14 Anni 9 Mesi fa #131561

  • sweetsquaw
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Che bel topic!!!
Grande Geppo come sempre preciso e puntuale!
Mi sento solo di aggiungere un consiglio riguardo al tempo:
i comuni tendenzialmente stabiliscono i bilanci verso settembre se non prima, quindi è bene cominciare ad organizzarsi per tempo. Tenendo conto che non sempre è facile individuare l'assessore giusto, le persone giuste ed è fondamentale in realtà !!! (a Firenze l'anno scorso è stato un caos! quindi se viene considerato un comune grande i tempi forse sono anche più lunghi!) Inoltre al momento della richiesta deve essere presentato un progetto ke è basato su sopralluoghi e valutazioni tecniche dello spazio...quindi per presentare un progetto verso settembre bisogna iniziare a lavorare per tempo! Anche se la convention sarà  nell'estate successiva i soldi ai comuni vanno chiesti moolto prima! L'esperienza purtroppo insegna :(

@Gatta ma intendi Fossato di Vico? In che spazi?
Noi avevamo valutato che il Parco Sud anche se non abbondasse in spazio avrebbe potuto coprire le esigenze...nn so quantificatelo ed ora nn ho la documentazione sotto mano, ma magari Moon o altri che ci son stati possono darti un'idea dell'area!
smak smak
§g*
Las alas son para volar. Para volar, hay que crear el espacio de aire libre necesario para que las alas se desplieguen, para volar hay que empezar corriendo riesgos!
www.flickr.com/photos/gaiasworld
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[tutorial] - convention nazionale: cosa serve? 14 Anni 9 Mesi fa #131591

  • Shay
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Lea il Parco Sud è cirka... mmh... presente TUTTO lo spazio della snia? Nn solo la fabbrica, anche la parte esterna... cirka 4/5 volte quello spazio... +o- forse di +...
Peace
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[tutorial] - convention nazionale: cosa serve? 14 Anni 9 Mesi fa #131596

  • andatoverso
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alora per cominciare mi scusa perche il mio italiano es encora un po brutto.....
alora per contactare ladministration de l aig non est dificille perche io sono sempre in contactto con l orro ...
la mia demanda serai pui ma qui es l aig ???( association italian de jocoliere)
un gruppo di jocoliere a part....
o l insiemble de les jocoliere italiano o lavorando in italia ....
per me siamo noi tutti l aig ..no????
(mi permetto de fare sta demanda perche visto sempre sta cosa stranno de mettere a part sta association ..)

voila alora si che gente con energia per organizzare ....
andiamo ...

per contactare quelquno del ladministration de l aig

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di qui forze che ora pui info su l aig ....
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[tutorial] - convention nazionale: cosa serve? 14 Anni 9 Mesi fa #131608

  • lagatta
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ok...


mettiamo che io abbia un amico invischiato nelle politiche giovanili, che conosce benissimo l'assessore, che ha letto il post di geppo e si è tutto fomentato, dicendo che 20000 euro non sono NIENTE per un comune come fabriano....

mettiamo che tra poco ci sono le elezioni e tutto fa brodo...

mettiamo che l'estate fabrianese è sempre in cerca di nuovi eventi, e l'assessore è uno che punta TUTTO il badget a disposizione per nuovi eventi...

mettiamo che io insomma ci voglia provare... e che al massimo riceverò un NO :lol:


avrei bisogno di molte altre cose... ad esempio: i dati delle convention passate... quanta gente, quanto incasso, quanta partecipazione cittadina, ecc... sono sicura che qualcuno da qualche parte li avrà ...

poi ecco, avrei bisogno anche indicativamente delle misure dello spazio... un tendone da circo ad esempio che raggio ha? e quante tende sono previste?


insomma: qualcuno prima di me avrà  già  fatto un progetto da presentare al suo comune, no? ecco, sarebbe possibile vederlo per poi farne un altro sulla base di quei dati?


ultima cosa: se la burocrazia andasse bene (:roll:) e ci appoggiassero... qui saremmo io e il mio amico (che non è nuovo all'organizzazione di eventi) e l'associazione culturale a cui ci appoggiamo... niente altri giocolieri... posso sperare in una mano, anche a distanza, dal sito? :)



miaoo
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[tutorial] - convention nazionale: cosa serve? 14 Anni 9 Mesi fa #131609

  • lagatta
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gaietta, pensavo alla palestra di fossato, grande, alta, ricordi?


ora ovviamente non è zona per un tendono da circo, essendo tutto scosceso, però la palestra era figa :roll:


per andatoverso: grazie per le info, chiedo qui sul forum quello che riesco a sapere, per tutto il resto mi rivolgerò a quelle mail che hai indicato! ;)



miaoo
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[tutorial] - convention nazionale: cosa serve? 14 Anni 9 Mesi fa #131621

  • Osso
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posso sperare in una mano, anche a distanza, dal sito? :)

:lol: non so quanto ti posso aiutare io...ma se posso...

:D
E dopo tutto non avrò...che pioggia...che cade con me :english:

www.glass-house.it ||| sito indipendente di recensioni musicali
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[tutorial] - convention nazionale: cosa serve? 14 Anni 9 Mesi fa #131665

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rispondo per mandà  su questo 3d xkè è importante che si in vista
Se un roditore rodesse legno, quanto legno riuscirebbe a rodere?
(Cit.)

Aspirante matematico, o presunto tale
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[tutorial] - convention nazionale: cosa serve? 14 Anni 9 Mesi fa #131683

  • ludosimo
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Lea ti linko alcune foto di porano. NOn sono sicura che rendano benissimo l'idea dal punto di vista dell'ampiezza del posto, anche se sono piuttosto rappresentative del tipo di ambiente . Magari poi se le ritrovo te ne passo altre su msn scattate durante la convention, così vedi anche il tendone e compagnia bella.
Il link è preso dal forum della nascente federazione delle scuole italiane di samba e di ritmi e percussioni afro-brasiliane che, approfittando della recettività  del Comune di Porano nei confronti di questo tipo di eventi (ben nota a Marcus, mestre di percussioni brasiliane che più volte ha tenuto workshop anche durante le convention di giocolieri) sta organizzando per l'ultima settimana di Agosto il primo campus nazionale di musica afro-brasiliana proprio dentro Villa Paolina, ovvero il parco che in passato ha ospitato le convention di giocoleria (questo che vedi nelle foto).

Forse se hai davvero intenzione di fare un tentativo con l'amministrazione di Fabriano potrebbe esserti utile sentire Guglielmo Bartoli di Frosinone (l'organizzatore dei Fasti Verulani, per capirci, il presentatore del Gran Galà  alla Torre, per capirci, il collaboratore della scuola romana di circo per l'organizzazione degli stages con Toby Walker, Jean Mening, Emiliano Sanchez Alessi.. sempre per capirci :D) che qualche mese fa mi aveva detto che stava muovendo dei passi in questa direzione.
Se vuoi contattarlo, qui trovi i suoi recapiti, così puoi capire sia se ci sono discorsi già  avviati in altre città , sia se eventualmente ci fosse volontà  di collaborazione da parte loro.

LudobBaci
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[tutorial] - convention nazionale: cosa serve? 14 Anni 9 Mesi fa #131878

  • lagatta
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ok, grazie a tutti per le preziose info...

mi ritiro ad elaborare i dati ricevuti (sono lenta come il mio pc :lol:)


se mi serve altro chiederò! ^^


(e se trovate altro... il mio contatto msn - nonchè indirizzo di posta - è lea_speciale chiocciola hotmail.com)



miaoo
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[tutorial] - convention nazionale: cosa serve? 14 Anni 9 Mesi fa #132082

  • Geppo
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spetta spetta spetta...
non fatevi illusioni pero' eh!
Partire da zero al momento vuol dire riuscire ad organizzarla al limite l'anno prossimo eh, non prima! Proprio per la questioen che si diceva che cmq i comuni e le amministrazioni stilano il budget dell'anno successivo a fine anno.

Detto questo...allora...

Il tendone solitamente è attorno ai 30 metri di diametro.

Per l'area del parco..beh non c'e' una dimensione specifica...
nel senso che se è troppa diventa dispersiva, se è poca non ci si stà ....
tuttavia dipende da quanta gente viene e quante tende e quanti camper ci sono... le variabili sono diverse...
Io ipotizzerei le dimensioni di un campo da calcio e mezzo.

In piu' ci vuole una zona pianeggiante per piazzare il tendone.
E basta...

Io sconsiglierei vivamente la cosa del supporto da lontano...
Il problema è proprio il lavoro in loco
Finchè si tratta di ricevere fax o robe burocratiche ce la si fa...
ma quando devi andare due o tre volte avanti e indietro dal comune per avere delle carte piuttosto che chiedere delle informazioni, andare a informarti su dei prezzi dai fornitori locali, piazzare le locandine e robe varie...li l'aiuto da lontano diventa solo morale.
Per questo l'aig ha sempre puntato su zone che avessero già  un gruppo locale che si prendesse l'incarico.
Forse non c'e' bisogno che sia uan vera e propria associazione o che siano in 10 persone...ma di sicuro concordo sul fatto che ci debba essere qualcuno della zona.
Ne approfitto anche per rispondere ad andatoverso.

Lo so che l'AIG è contattabile.
Io stesso ho i loro numeri di telefono.
Ma in quanto associazione ufficiale, non mi sta bene che siano spariti dai mezzi di comunicazione come la mailing list, questo sito e soprattutto il loro sito.
Hanno sempre sostenuto di essere aperti a collaborazioni esterne...si ma visto che sono due anni che non si sa niente della convention nazionale e che questo dovrebbe essere il loro scopo principale da statuto, io mi domando...forse se hai delle difficoltà  è il caso di comunicarlo e chiedere aiuto all'esterno, una persona che si fosse affacciata alla giocoleria da meno di due anni magari potrebbe avere gli agganci giusti, pero' non saprebbe neanche chi è l'AIG e come fare per contattarli.
In tutta onestà , se qualcuno mi cheide informazioni su come organizzare una convention, non mi sento di dire come facevo fino all'anno scorso "contatta l'AIG perchè sono loro che se ne occupano" perchè non ho niente in mano che mi confermi che se ne interessino ancora.
...ma ciao!
Geppo!
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[tutorial] - convention nazionale: cosa serve? 14 Anni 9 Mesi fa #133778

  • thejokers
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Ciao bella gente!
Leggo solo ora questo forum...grande Geppo!

Sono Catia della Scuola Romana di Circo e con Guglielmo Bartoli stiamo cercando di organizzare la Convention Italiana in provincia di Frosinone.
Entro la fine della settimana dovremmo avere una risposta ufficiale quindi niente salti di gioia ancora.

Alla Torre invece ci sarà ....speriamo perchè ancora non abbiamo cominciato ad organizzare niente...la più bella convention del mondo: la convention Romana! Jacopo deve aver fatto un pò di confusione...

Vi aggiorno appena ho notizie certe.
Un allegro saluto a tutti!
Catia
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[tutorial] - convention nazionale: cosa serve? 14 Anni 7 Mesi fa #142645

  • grampied
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A Geppo salute.
Le informazioni che hai dato sono corrette.
Potrei aggiungere qualche precisazione (scusa se ripeto qualcosa)
Il gruppo "Nucleo organizzativo" dovrebbe contare almeno 4 o 5 persone.
Le competenze potrebbero essere suddivise grossomodo in:

Responsabie Coordinatore (quello che presiede l'associazione, firma i contratti con le amministrazioni coinvolte, coordina il tutto, come dice il nome e che nel rispetto dell'ascolto di tutti alla fine decide)

Responsabile finanze (assolutamente persona diversa dal coordinatore): gestisce la cassa, la documentazione di entrate ed uscite, stila i bilanci, etc.
Non serve una laurea in Economia ma una certa dimestichezza con gli incartamenti è gradita.

Responsabile tecnico: pensa e organizza le infrastrutture: impianti idrici, elettrici, telefonici, internet, palchi, tendone,etc.
Non serve un ingegnere ma se non sai cambiare una lampadina è meglio lasciar perdere.

Responsabile spettacoli: prende contatti con gli artisti per il galà , per i laboratori, pensa alla gestione galà , open stages, laboratori etc..

Responsabile Accoglienza: organizza e gestisce "reception", pass, Cassa iscrizioni, preiscrizioni.

Responsabile Pulizia: bagni, immondizie, etc..

Responsabile relazioni: sito internet, rassegna stampa, conferenza stampa, comunicati, cartelloni etc...

Responsabile bar e ristoro, pranzi.. Attenzione!!
Le spese per il vitto a volontari, artisti etc.. non sono da sottovalutare!!

Una persona può svolgere più ruoli, non troppi!!

Queste persone oltre ad un notevole lavoro durante la convention (dove saranno comunque supportati da collaboratori operativi) avranno anche un più impegnativo lavoro nei mesi precedenti, a proposito,sarebbe ottimale poter partire con le preiscrizioni (e cioè aver firmato tutti i contratti con le istituzioni e i fornitori) almeno 2 o 3 mesi prima dell'evento, ciò vuol dire, viste le inevitabili lungaggini burocratiche, contattare i comuni ed iniziare la programmazione almeno 6/7 mesi prima dell'evento.

Per quanto riguarda i preventivi di spesa ci aggiungerei un equo compenso alle suddette persone, pensate agli ingaggi rifiutati, ai cachet,
a sconti per la passione, al numero di partecipanti, frullate il tutto e dite la cifra.E sì, perchà© è già  difficile trovare persone che se la sentano di pigliarsi certe responsabilità  ,se poi uno rischia di rimetterci è ancora più difficile.

Geppo, il tuo preventivo per quanto riguarda gli artisti è sottostimato,
oltre alle spese di viaggio, è da prevedere un minimo di cachet e un'ospitalità  meno spartana di una canadese a due posti.

Per le dimensioni del posto ospitante: tenete presente che un tendone ci sta in poco meno di metà  campo di calcio.
Altro metà -campo per le tende, e metà  per i camper (possibilmente ombreggiati)
All'ultima convention a Porano si son registrate circa 1300 presenze con 120 camper.
Prevedete comunque spazi di emergenza in caso di alta affluenza.

Vi consiglio di consultare il sito dell'european juggling association. C'è una pagina di consigli per l'organizzazione,da cui ho attinto a piene mani per queste mie righe.
Scusate la prolissità  e statemi bene!
Albert O' Grampied
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